Objectif

Économiser en dématérialisant l’envoi des factures, en s’intégrant aux outils existants, et sur la base d’une solution simple.

Contexte

Dans une mairie, les factures relatives à la vie scolaire (cantines, garderies, centres de loisirs…) étaient transmises aux familles par courrier postal, engendrant une charge salariale (manipulations internes) et des frais matériels (machines, papier, enveloppes, timbres…).

Sans remettre en cause l’outil en place de génération des factures, il fallait trouver une solution légère, peu coûteuse et rapide à mettre en place.

Actions

L’analyse des différents exports existants de l’outil « vie scolaire » a d’abord permit de valider que toutes les données nécessaires à une automatisation étaient disponibles.

La solution a d’abord été testée avec l’équipe technique interne de la mairie, puis déployée sur quelques familles.

Après les diverses communications nécessaires, et la prise en comptes des cas particuliers, la solution a été déployée pour toute la commune.

Résultats

Sur la base de différents exports de l’outil « vie scolaire », la solution permet de générer et envoyer des emails personnalisés, avec en pièce jointe la ou les factures de la famille concernée.

Près de 1000 factures mensuels transmises par email.