Simplifier et fiabiliser le suivi des activités commerciales.
Un exemple de démarche complète d’optimisation, méthodes et outillage, permettant d’automatiser, de sécuriser et de rendre plus transparent un processus.
Objectif
Permettre aux commerciaux de saisir de façon simple les différentes informations nécessaires pour le suivi de la stratégie commerciale.
Donner accès aux dirigeants à des synthèses plus fiables, plus récentes.
Contexte
Dans une grosse société de conseil, le suivi des activités commerciales se faisait avec de multiples fichiers Excel, de formats différents, et nécessitant tous les mois des tâches complexes et longues de consolidation pour obtenir un reporting global.
Chaque nouveau niveau de reporting, chaque réorganisation rendait le processus plus complexe et fragile.
Le projet est donc de simplifier le processus, de fournir des reportings cohérents selon plusieurs niveaux, et de ne pas générer trop de changement pour les utilisateurs principaux : les commerciaux.
Actions
L’audit d’un échantillon représentatif d’utilisateurs a d’abord permit de faire un bilan global et d’identifier toutes les failles.
Des cessions de travail avec différents responsables ont ensuite permit de compléter le cahier des charges avec de nouveaux besoins, de nouvelles opportunités d’améliorations.
Un outil a été mis en place de façon itérative avec entre autre les contraintes suivantes :
- Aucune recopie ou ressaisie de donnée.
- A chaque niveau les acteurs peuvent effectuer leurs contrôles, leurs saisies, leurs synthèses.
- Transparence : pour chaque responsable, toutes les données de son périmètre sont accessibles
- Saisies sous excel : pas de changement pour les utilisateurs
- Données centralisées : l’outil contrôle la cohérence des données et oblige l’utilisateur à corriger si nécessaire.
Le déploiement s’est fait ensuite département par département afin de sécuriser la conduite du changement.
Résultats
La centralisation des données a permit de fiabiliser fortement les synthèses et d’être plus proactif sur la stratégie commerciale.
La solution est très rapidement adaptable (réorganisations commerciales, nouveaux axes à analyser…).
Les rapports hebdomadaires et mensuels sont générés automatiquement, en temps réel.
L’outil permet de vérifier la complétude des saisies (pour relance des commerciaux retardataires…).
L’outil est utilisé par les 70 commerciaux, pour suivre 2 000 collaborateurs sur plus de 200 000 affectations.
