Simplifier la gestion des justificatifs et relevés bancaires en fin de mois.

Un exemple d’outil simple permettant à toute entreprise de gagner du temps en fin de mois.

Objectif

Permettre d’optimiser et de fiabiliser le contrôle et la formalisation en fin de mois de l’ensemble des documents pour la comptabilité.

Contexte

Pour une activité en libéral, le gérant perdait chaque mois un temps important à recouper ses relevés bancaires, ses factures, les heures facturables passées en clientèle, les rendez-vous donnant lieu à note de frais, les achats, les justificatifs divers et variés…

Il devait ensuite copier tous ses éléments pour les transmettre à la comptabilité avant de les archiver correctement.

Actions

Une rapide analyse de l’ensemble des éléments manipulés et des contraintes et habitudes du gérant a permit de définir une solution simple et adaptée.

Résultats

Basée sur excel, et adaptée aux habitude du gérant, la solution ne nécessite pas de formation ni de période d’adaptation.

Elle permet :

• la lecture automatisée des relevés bancaires
• la lecture du calendrier du gérant et de ses employés (heures facturables, événements…)
• la gestion des notes de frais
• l’intégration de l’ensemble des justificatifs (date, objet, type, montant…)
• l’appairage automatique ou manuelle (lier les éléments entre eux pour contrôle)
• la copie automatique de l’ensemble des éléments nécessaires à la comptabilité
• l’archivage propre de tous les éléments